El control del inventario en un bar es un aspecto clave para garantizar su rentabilidad y eficiencia operativa. La gestión de inventario en restauración evita pérdidas innecesarias, optimiza la inversión en productos y mejora la experiencia del cliente al asegurar la disponibilidad de los ingredientes esenciales. Pero ¿Cómo lograr un equilibrio entre la demanda del negocio y el abastecimiento adecuado? A continuación, exploramos las mejores estrategias para una administración eficaz del stock en bares.
La importancia de una gestión eficiente del inventario
El inventario de un bar está compuesto por múltiples productos, desde licores y bebidas hasta ingredientes perecederos y utensilios de uso diario. Un descontrol en su administración puede derivar en problemas como la sobrecompra de insumos, desperdicios por caducidad o incluso escasez en momentos clave del servicio. Mantener un control riguroso no solo reduce costos, sino que también optimiza la operativa y previene fraudes internos.
Claves para optimizar el stock en un bar
Una gestión de inventario eficaz comienza con la implementación de herramientas y procesos estructurados. La tecnología juega un papel fundamental en este aspecto, ya que los softwares de gestión permiten automatizar registros y mejorar la precisión del control de stock. Además, establecer una organización estratégica en el almacenamiento ayuda a reducir tiempos de búsqueda y a mantener el orden dentro del bar.
El control periódico del inventario es otra práctica indispensable. Dependiendo de la naturaleza del producto, algunos insumos requieren verificaciones diarias, mientras que otros pueden revisarse semanalmente o mensualmente. Por ejemplo, los licores y refrescos suelen tener una alta rotación, por lo que conviene monitorearlos con mayor frecuencia que los ingredientes secos o de menor consumo.
¿Cómo evitar pérdidas y desperdicios?
Las pérdidas de inventario pueden deberse a múltiples factores: compras excesivas, mal almacenamiento, errores en el servicio o incluso robos internos. Para minimizar estos riesgos, es recomendable implementar métodos como el sistema FIFO y medir los costes de bienes vendidos a través de (COGS) .
- Sistema FIFO (First In, First Out): es un método de valoración de inventarios en el que los primeros productos adquiridos o fabricados son los primeros en ser vendidos o utilizados. Esto implica que, cuando se realiza una venta o uso de inventario, se considera primero el costo de los bienes más antiguos.
- Medición de costes COGS (Cost of Goods Sold, o Costo de los Bienes Vendidos): se refiere al costo total de los productos que se han vendido durante un periodo. En el contexto de FIFO, el COGS se calcula tomando en cuenta el costo de los primeros artículos que entraron al inventario, ya que estos son los primeros en salir según el principio FIFO.
La capacitación del personal como pilar fundamental
Un equipo bien formado puede marcar la diferencia en la gestión del inventario. Asegurar que los empleados conozcan la importancia del control de stock y sepan registrar correctamente las entradas y salidas de productos evita errores administrativos y pérdidas innecesarias. Además, establecer procedimientos claros sobre el manejo de insumos y la preparación de alimentos y bebidas ayuda a estandarizar el servicio y reducir el desperdicio.
En cocinas profesionales evitar los desperdicios es algo vital. Es el cocinero quien debe tener la capacidad de solicitar los ingredientes necesarios en tiempo y cantidad de manera que se compre lo necesario para cubrir la demanda.
Aquí es importante adaptarse a las necesidades de los clientes e ir adaptando las compras de manera constante.
Relación con proveedores: Un factor estratégico
Mantener una buena relación con los proveedores facilita la optimización del inventario. Negociar plazos de entrega flexibles y realizar pedidos en función de la demanda real del negocio ayuda a reducir el almacenamiento excesivo y a asegurar la frescura de los productos. Además, contar con múltiples opciones de suministro evita depender exclusivamente de un solo proveedor y minimiza riesgos ante posibles retrasos en la entrega.
Gestiona el inventario de productos de alta rotación
Además de los alimentos, otro aspecto fundamental que debemos tener en cuenta es la gestión de inventario de equipamiento como vajillas, servilletas, vasos, cubiertos, etc.
El equipamiento también necesita de una gestión adecuada de stock tanto antes de comprar como para efectuar una política anti desperdicio. Te dejamos los productos con mayor rotación en hostelería y que deberás comprar con mayor frecuencia:
En el ámbito de la hostelería, además de los productos alimenticios, existen otros suministros con alta rotación que son esenciales para el funcionamiento diario de los establecimientos. Entre los más comunes se encuentran las servilletas que, debido a su uso frecuente en cada mesa y su necesidad de reposición constante, tienen una rotación elevada.
De manera similar, los manteles de rollo o individuales y otros textiles como las *coberteras** de mesa también experimentan un flujo continuo, ya que se requieren en cada servicio para mantener la higiene y presentación del establecimiento.
Los cubiertos, incluidos cuchillos, tenedores, cucharas y otros utensilios de mesa, son igualmente de alta rotación debido a su uso en cada comida y su desgaste a lo largo del tiempo. Otros artículos como las copas y vasos para bebidas, que se deben sustituir por roturas o desgaste, también tienen una rotación frecuente, especialmente en restaurantes o bares con alta afluencia.
Y por último, no podemos dejar a un lado los productos de limpieza como bayetas, guantes o mascarillas.
Aplicación práctica: Un caso real de optimización de inventario
Imaginemos un bar especializado en coctelería que experimenta problemas de desperdicio y falta de control sobre sus insumos. Para solucionar esta situación, el equipo implementa una serie de medidas clave:
Reorganización del almacén: se establecen zonas específicas para cada categoría de productos, asegurando que los ingredientes perecederos se consuman en orden de llegada.
Control periódico: se lleva un registro diario de los licores de mayor consumo y se programan auditorías semanales para otros insumos.
Monitoreo de métricas: se analiza el porcentaje de desperdicio y se detecta que el jugo de lima se está perdiendo antes de su uso. Como solución, se ajustan los pedidos y se optimiza su almacenamiento.
Capacitación del personal: se instruye a los bartenders en la dosificación precisa de insumos, reduciendo el consumo innecesario.
Negociación con proveedores: se revisan los acuerdos comerciales y se establecen compras en lotes más pequeños para evitar la acumulación de productos sin rotación.
Gracias a estas acciones, el bar consigue reducir desperdicios, mejorar el control de stock y aumentar su rentabilidad sin comprometer la calidad del servicio.
Este ejemplo es válido para otros casos tanto cafeterías como restaurantes ya que en el fondo, lo más importante siempre es analizar la situación actual y aplicar medidas integrales para evitar los desperdicios y gestionar mejor el inventario.
Si deseas abrir tu restaurante en España, estos consejos podrán ayudarte con esas fases iniciales.
Esperamos que este artículo te haya servido como guía para mejorar la gestión del inventario de tu negocio hostelero. Si quieres comprar productos de hostelería online, puedes visitar nuestra tienda con descuentos exclusivos para profesionales.
